Prosedur Operasi Standar Perpustakaan

Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan, maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang menjadi korban. Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur, maka pasien dapat meninggal atau cacat. Demikian pula bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa dan materi. Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan atau mengurangi resiko.

Apakah pekerjaan di perpustakaan menimbulkan resiko. Apakah perpustakaan memerlukan prosedur standar?. Tulisan ini akan membahas latar belakang dan langkah-langkah penyusunan SOP di perpustakaan.

Prosedur pekerjaan yang dilakukan secara tetap dan beraturan sering disebut juga prosedur tetap (PROTAP) atau dalam bahasa Inggris disebut Standard Operating Procedures (SOP). Istilah tersebut diterjemahkan menjadi Prosedur Operasi Standar (POS) atau prosedur operasi yang baku. SOP bukan standar melainkan prosedur yang dilakukan secara tetap, berurutan dan konsisten. Istilah lain adalah Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures. Pada bidang pekerjaan tertentu, istilah SOP menjadi Medical Procedures, Evacuation Procedures, dan sebagainya. Istilah SOP lebih dikenal dari pada PROTAP atau POS, maka makalah ini menggunakan istilah SOP.

SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart). SOP sering juga disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan dan mengevaluasi suatu pekerjaan .

SOP banyak diimplementasikan terutama di perusahaan, lembaga atau organisasi yang memerlukan kualitas pekerjaan sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas. Selain itu SOP dapat juga digunakan sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional (ISO). Di dalam organisasi, SOP merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang memuat himpunan terintegrasi dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan untuk menyediakan fungsi-fungsi operasional dalam sistem manajemen. Di dalam sistem manajemen terdapat serangkaian (prosedur) kerja yang saling mendukung untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan didalam prosedur terdapat langkah-langkah kerja yang dilaksanakan secara tetap.

Apakah SOP diperlukan di perpustakaan? Seberapa pentingkah SOP di perpustakaan? Apakah pekerjaan di perpustakaan banyak mengandung resiko? Pada dasarnya, di perpustakaan terdapat pekerjaan rutin yang dilakukan secara berulang-ulang, mulai dari pemilihan, pengadaan, pengatalogan, dan pemeliharaan koleksi sampai dengan pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik dan konsisten, maka diperlukan pedoman kerja. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur kerja yang standar atau SOP.

Implementasi SOP di perpustakaan dapat memberikan manfaat baik untuk manajemen perpustakaan maupun pelaksana. Beberapa manfaat SOP adalah:

- SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan.

- SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan.

- SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan.

- SOP dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf sehingga mengurangi waktu dan tenaga.

- SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan kebijakan.

- SOP dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan.

- SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan.

Untuk apa dan siapa SOP dibuat ? SOP dibuat untuk lingkungan kerja tertentu. SOP yang dibuat di suatu lembaga akan berbeda dengan SOP di lembaga lain. Oleh karena itu SOP tidak ada yang sama. SOP yang dibuat akan tergantung pada kondisi dan prosedur kerja yang sedang berlangsung. SOP sebaiknya tidak dibuat oleh satu orang tapi sekelompok orang (tim) yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di lingkungannya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun SOP:

§ SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah.

- Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat.

- Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: ‘Kirim spesifikasi ke vendor’ bukan ‘Spesifikasi dikirim ke vendor’.

- Gunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: ‘Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan’ bukan ‘Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi’.

- Gunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: ‘Kirim buku ke Bagian Pengolahan’

SOP dapat disusun dalam bentuk langkah-langkah pendek dan sederhana sampai dengan yang panjang dan kompleks. Hal ini tergantung pada seberapa banyak langkah-langkah pekerjaan dan keputusan-keputusan yang diperlukan dalam prosedur. Ada empat jenis format yang dapat digunakan untuk menyusun langkah-langkah dalam SOP.

1. Sederhana. Prosedur sederhana disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci. Pekerjaan yang dilakukan hanya melibatkan sedikit orang secara berulang-ulang dan hanya memerlukan sedikit keputusan.

2. Hirarki. Prosedur hirarki disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak keputusan-keputusan yang harus dilakukan. Langkah-langkah dalam hirarki mungkin berisi sub-sub langkah untuk lebih memperjelas prosedur.

3. Grafis. Prosedur grafis disusun bila pekerjaan terdapat langkah-langkah yang sangat panjang dan lebih rinci dengan banyak keputusan. Prosedur jenis grafis lebih panjang dan dapat dibagi menjadi sub-proses yang lebih pendek. Untuk lebih memperjelas langkah-langkah, prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi yang dapat dibuat dengan komputer.

4. Flowcharts. . Prosedur flowchart berisi banyak keputusan-keputusan dan pertimbangan-pertimbangan yang harus dilakukan. Flowcharts atau diagram alur dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun logis. Flowchart dibuat dengan simbol-simbol yang dapat dibuat dengan komputer. Jenis flowchart akan dibahas diakhir makalah ini.

    Seiring dengan adanya perubahan internal maupun eksternal organisasi, maka SOP juga harus ikut berubah. Oleh karena itu, SOP harus tetap mutakhir (up-to-date). Secara periodik SOP harus ditinjau kembali karena apabila ada perubahan kebijakan dalam organisasi, maka kebijakan tersebut harus terlihat didalam SOP. Dengan adanya perubahan kebijakan tersebut, SOP perlu ditinjau kembali apakah SOP masih relevan atau mungkin SOP tidak diperlukan lagi?. Disarankan SOP ditinjau minimal setiap satu tahun sekali. Pengalaman di bidang kesehatan (clinic), SOP ditinjau setiap 18 bulan sekali.

    Untuk dokumentasi, SOP sebaiknya diberi nomor identitas atau label yang digunakan sebagai kontrol dokumen dan referensi. Label dan nomor juga dapat menunjukkan kemutakhiran dari SOP. Apabila suatu SOP perlu dirubah atau tidak digunakan lagi maka identifikasi tersebut dapat digunakan sebagai referefnsi. Label identifikasi dapat terletak di sudut kanan atas seperti berikut:

    Nomor identitas juga dapat terletak di halaman bawah sebagai running page seperti contoh: Peminjaman, rev. 01, July 2003.

    Isi sebuah SOP tidak ada yang sama. Setiap pekerjaan dapat dibuatkan SOP sesuai dengan tujuan dan lingkungan kerja yang ada. Ada SOP untuk pekerjaan yang bersifat teknis dan administratif. SOP untuk pekerjaan teknis seperti penelitian di laboratorium, pengumpulan data di lapangan, dan perawatan mesin-mesin. Sedangkan SOP yang bersifat administratif seperti prosedur kontrak, pengadaan barang, evaluasi pekerjaan, dan prosedur pelayanan. Isi dari SOP tergantung pada jenis-jenis pekerjaan tersebut. Secara umum susunan SOP seperti berikut:

    - Halaman judul

    - Daftar isi

    - Isi

    - Tujuan

    - Ruang lingkup

    - Referensi

    - Penanggung jawab

    - Definisi

    - Prosedur

    - Lampiran

    Bila suatu kegiatan terdiri atas beberapa prosedur kerja yang lebih rinci. Misalkan kegiatan pengadaan koleksi terdiri atas prosedur pemilihan, pemesanan, dan penerimaan, maka untuk prosedur-prosedur tersebut dapat digunakan istilah modul, contoh: Modul Pemilihan Koleksi, Modul Pemesanan Buku dan sebagainya. Modul-modul tersebut menjadi isi dari SOP.

    Contoh:

    - Judul SOP

    - Daftar Isi

    - Nama modul

    - Tujuan

    - Ruang lingkup

    - Referensi/Pedoman

    - Sarana

    - Prosedur kerja

    - Flowchart

    - Lampiran

    Agar SOP dapat diimplementasikan dengan baik, sebaiknya SOP dinilai oleh suatu tim (reviewers). Ada tiga aspek yang dapat digunakan untuk menilai SOP:

    1. Aspek teknis. Penilaian meliputi kelengkapan penulisan, cakupan, langkah prosedur.
    2. Aspek keterpakaian. Penilaian apakah prosedur dapat dijalankan sesuai dengan lingkup kegiatan yang ada, apakah prosedur berguna bagi staf yang menjalankan.
    3. Aspek bisnis. Penilaian apakah terdapat resiko dan sumber daya yang digunakan.

    Pertanyaan-pertanyan seputar penyusunan SOP:

    1. Apakah SOP sudah sangat diperlukan ?
    2. Apa tujuan dan hasil yang diharapkan dari SOP ?
    3. Persiapan apa saja yang diperlukan untuk menyusun SOP ?
    4. Tentukan jenis kegiatan dan jenis SOP ?
    5. Tentukan siapa melakukan apa ?
    6. Bagaimana langkah-langkah kerja dilakukan ?
    7. Kemana informasi dalam pekerjaan disampaikan ?
    8. Kapan dimulai dan diakhirinya tugas ?

    Dengan flowchart, SOP dapat digambarkan secara rinci, tahap-demi tahap. Flowchart merupakan representasi grafis dari suatu proses yang dapat berupa urutan peristiwa, kegiatan, langkah ataupun tugas. Di dalam flowchart terdapat aliran data logis, masukan, keluaran, berkas, entitas yang berhubungan dan aliran data fisik dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Flowchart menggambarkan secara lengkap sebuah prosedur kerja yang berhubungan secara logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana dan dimana proses informasi dan operasi terjadi.

    Manfaat Flowchart

    - Mendokumentasikan sistem informasi perpustakaan

    - Mengevaluasi sistem informasi perpustakaan

    - Menggambarkan sistem informasi perpustakaan

    - Menganalisis aliran dokumen kerja dalam system informasi.

    - Memahami cara kerja dari sebuah sistem informasi

    - Menyederhanakan dan menjelaskan narasi suatu proses kegiatan

    Pembuatan Flowchart

    - Biasanya dimulai dari sudut kiri atas

    - Aliran proses/data sebaiknya dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan

    - Gunakan tanda panah untuk menunjukkan arah aliran (jika tidak mengalir dari atas ke bawah)

    - Usahakan flowchart berada dalam satu halaman

    - Gunakan simbol-simbol konektor untuk menghubungkan halaman-halaman

    - Gunakan alat bantu pembuat flowchart, seperti perangkat lunak atau penggaris flowchart

    - Gunakan simbol anotasi dan konektor-konektor bila flowchart semakin kompleks

    - Hindari aliran persimpangan. Bila tidak bisa, gunakan simbol jembatan

     

    Perangkat Lunak Flowchart

    - VISIO Professional

    - Smart Draw

    - MS Word

    - MS Power Point

    Referensi

    1. Aries, Mohamad dan Soleh, Abdul Rahman. Penyusunan Standard Operating Procedure di Perpustakaan. (makalah tidak diterbitkan), Yogyakarta, 2004.

    2. Manual Prosedur Operasional Standar Perpustakaan Universitas Indonesia, Depok, 2003.

    3. Quality Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs). http://www.epa.gov, 5 Mei 2004.

    4. Sidharta, Lani. Pengantar Sistem Informasi Bisnis, Jakarta, Elex Media, 1995.

    5. Standard Operating Procedures: a Writing Guide. http://pubs.cas.psu/edu/ freepubs/pdfs/ud011.pdf. 8 Mei 2004.

    6. Writing Procedures: How to Document your Quality Systems Effectively. (unpublished), Manchester, The National Computing Cenre, 1995..

    Tinggalkan Balasan

    Please log in using one of these methods to post your comment:

    WordPress.com Logo

    You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

    Twitter picture

    You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

    Facebook photo

    You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

    Google+ photo

    You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

    Connecting to %s

    Ikuti

    Get every new post delivered to your Inbox.

    %d bloggers like this: